Posts Tagged ‘stakeholders’

h1

Om att mäta det agila projektets framgång (2/6) – Resultat

tisdag, 15 juni, 2010

Hur vet man att investeringen i utvecklingen matchar förväntningarna? Hur håller man koll på att projektet levererar ”i tid”? Hur mäter vi att mottagarna och beställarna är nöjda? Scrum påstår sig leverera mera funktionalitet av högre kvalitet som bättre matchar förväntningar och behov. Men hur mäter man och följer upp detta? Detta är andra delen av min artikelserie om tips, trix och verktyg för att mäta det agila projekts framgång och status.

Nedan listar jag några verktyg och mätvärden användbara för projektets produktägare och styrgrupp (Meta-Scrum) för bland annat release- och resursplanering. Men som alltid ska man ställa sig frågan varför man mäter något? Vad ska statistiken användas till? För vem är mätvärdet värdefullt? Historisk statistik på ett mätvärde i sig har inget värde, det är först när vi omsätter det till kunskap, insikt och handling som det ger oss något tillbaka. Fram tills dess är insamlandet och sammanställandet waste och kanske t.o.m. kontraproduktivt. Vi riskerar att belysa fel saker och kanske luras försöka bota symptom istället för det bakomliggandet problemet.

.

Release Plan vs. Effektmål

Vilka effektmål/affärsmål har vi satt upp med nästa Release? Vilka verksamhetsproblem hoppas vi lösa? Kommer nästa Release nå dessa mål? Ser prognostiserad tidplan ut att hålla?

Med en Release Burndown kan man enkelt prognostisera när scoopet för releasen är klar. Release Burndownen är också ett enkelt verktyg för att anpassa release-scoopet för att nå önskat release datum. Finns tydliga mätbara effektmål kan Produktägaren också avgöra om tillräckligt många av dessa blir uppfyllda.

Release Burndownen ger en tidig indikation på hur projektet går. Produktägare och styrgrupp kan avgöra om release-scoopet ska justeras, deadline flyttas fram eller om teamet behöver förstärkas med ytterligare resurser.

.

ROI kontra Kostnad

Får vi valuta för pengarna? Är förväntad Return Of Investment (ROI) högre än sprintens kostnad? När ROI/Sprint sjunker under en viss gräns är det kanske dags att vara nöjd och avrunda projektet… eller se över Produktbackloggen, dvs. ta ett kreativt omtag och  klura ut nya funktioner som kan skapa högre affärsvärde än de som ligger i produktbackloggen just nu.

Att leverera enligt Scrum ger oss möjlighet att kontinuerligt försäkra oss om att teamet jobbar på just de saker som ger mest affärsvärde. Men det är inte bara en möjlighet utan även produktägarens skyldighet att se till att just så är fallet.

Utöver själva sprintens kostnad växer förvaltnings- och driftkostnader desto större och komplexare systemet blir. Denna aspekt återspeglas inte i illustrationen intill men bör finnas med som beslutsunderlag vid releaseplanering.

.

Rest/Släp

Hög rest-ratio (dvs. ration rest-tasks från föregående sprint/sprintar kontra ny funktionalitet) kan signalera många olika saker men framförallt en oförmåga att avsluta features och efter sprint demo ha en produkt som är ”klar”, dvs. redo för paketering och leverans. Ju fler features som är  ”work in progress” mellan sprintar desto mindre flexibilitet får produktägaren i sitt arbete med att prioritera produktbackloggen och desto mindre frihet över release-planeringen och större osäkerhet kring release-prognoser.

Vidare, om det alltid följer med rester från tidigare sprintar in i nästa sprint finns det en risk att man missa eventuella underliggande tekniska problem eller andra typer av hinder som gör att teamet har svårt att avsluta features. Inte nog med att produktägaren får allt mindre ”nytt” levererat per sprint, projektets sanna status blir allt svårare att utläsa.

.

Driftsättnings-/Packeteringsinsats

Hur stor är den faktiska insatsen att driftsätta (alt. paketera produkten) efter nästa Sprint Demo? Har projektet skjutit upp tasks rörande överlämning till förvaltning, dokumentation, acceptanstest, installationsscript, etc. betyder det inte att man är redo för leverans bara för att Release Burndownen närmar sig noll.

Så länge Scrum-projektet inte levererar en potentiellt installerbar/levererbar ny version av systemet/produkten varje sprint förlorar man den kontroll och flexibilitet som Scrum utlovar.

Skjuts vissa saker upp tills det ”är dags” måste detta förankras med produktägaren (och eventuellt styrgruppen) eftersom Release Burndownen inte längre berättar hela historien. (Alternativt lyfts dessa arbetsuppgifter in i produktbackloggen och görs till en del av releasen.)
.

Risk Burndown

Agila utvecklingsmetoder hanterar risk på daglig basis naturligt genom korta feedback-cykler, dagliga möten, öppen insyn i teamets progress, ärlighet, tät dialog osv. Trots detta kan det vara en god idé att synliggöra de risker som finns och hur de förändras och hanteras under projektets gång. När projektet närmar sig release ska självklart denna risk helst nått noll.

Läs mer om Risk Burndown Chart i ett tidigare inlägg.

.

Project Success Sliders

Project Success Sliders är ett enkelt men kraftfullt sätt för stakeholders och produktägaren att förmedla sina förväntningar till teamet. I projektets inledande fas defineras ett antal ”sliders” som var och en ger uttryck för hur projektets framgång kommer betygsättas och bedömas.

Hur bra (eller dåligt) stakeholders och produktägare upplever att projektet går i jämförelse med uppsatta ”kriterier” bör följas upp löpande så att projektet så ofta som möjligt får en chans till feedback och möjlighet att agera och reagera om så krävs.

.

Project Success Sliders beskrevs först av Rob Thomsett i sin bok ”Radical Project Managment”. Nyligen släppte Mountain Goat Software ett snyggt och enkelt webb-verktyg för att skapa och ställa in project sliders – ”Project Success Calculator”.

.

Detta är del 2 av 6. Läs vidare:

Om att mäta det agila projektets framgång (1/6) – Introduktion

Om att mäta det agila projektets framgång (2/6) – Resultat

Om att mäta det agila projektets framgång (3/6) – Produktivitet

Om att mäta det agila projektets framgång (4/6) – Kvalitet

Om att mäta det agila projektets framgång (5/6) – Teamets nivå

Om att mäta det agila projektets framgång (6/6) – Agera på kunskap

(Länkarna uppdateras allteftersom artiklarna publiseras.)

Annonser
h1

Om att mäta det agila projektets framgång (1/6)

fredag, 11 juni, 2010

På den gamla goda tiden gick det enkelt att ta reda på om det går bra eller dåligt för ett projekt. Hur många procent av kravlistan har vi bockat av? Hur stora (eller små) är avvikelserna från budget och deadlines? Samma frågeställningar fungerar inte tillfredställande i det agila projektet.

Vilka verktyg och mätvärden finns till hands när man jobbar agilt?

.

I ett agilt projekt finns det såklart oftast budget och deadlines men ingen detaljerad plan eller detaljerad kravlista att mäta avvikelser från. En av anledningarna till att man jobbar agilt är för att man insett att dessa måttstockar inte berättar något om hur bra produkt eller system man har byggt. Samt kommit till insikt om att planer bara är prognoser och inte något facit.

Detta betyder dock inte att vi ska sluta bry oss om hur bra eller dåligt ett Scrum-projekt går. En agil process som välkomnar förändringar och bygger på att skapar kunskap verkar dock slingra sig från att mätas. Vi måste ta till andra metoder och mätvärden än de vi kanske är vana med för att få en bra insyn i hur projektets sanna status är.

Först och främst borde vi förtydliga vad det är vi egentligen undrar när vi ställer oss frågan om ett projekt går bra? Kanske kan frågan styckas upp i följande, mer konkreta, frågeställningar:

  1. Är alla stakeholders nöjda? Tycker beställaren han/hon fått valuta för sina pengar?
  2. Upplever användaren att produkten/systemet är användbart och värdefullt?
  3. Håller produkten/systemet hög teknisk kvalitet och är fritt från buggar?
  4. Är systemet enkelt att förvalta/vidareutveckla?

.

Nedan listas förslag på mätvärden som kan användas för löpande utvärdering av ett projekts framgång och status och som beslutsunderlag under den löpande planeringen. I kommande artiklar (del 2-6) kommer jag beskriva var och en djupare och förklara vad dom syftar till och vad mätvärdet kan berätta om.

.

Agila mätvärden

.

Resultat
Projektets förmåga att göra stakeholders glada och leverera värdefull mjukvara enligt plan och prognoser…

  • Release Plan vs. Effektmål / ROI
  • Rest/Släp
  • Driftsättnings-/Packeteringsinsats
  • Risk Burndown
  • Project Success Factors

.

Produktivitet
Teamets förmåga att produktivt bygga och leverera funktioner…

  • Velocity – Trend
  • Velocity – Förutsägbarhet
  • Work In Progress
  • Focus Factor/DRAG
  • Time To Market

.

Kvalitet
Teamets förmåga att bygga kvalitativ mjukvara…

  • Buggar i produktion
  • Teknisk Skuld
  • Rest/Släp

.

Teamets nivå
Mår man bra och är motiverad gör man ett bättre jobb…

  • Agile/Scrum Mognadsgrad
  • Teamets välbefinnande

.

”You want the truth? You can’t handle the truth!”

Man får dock inte luras att tro att det finns egenvärde i något av ovanstående mätvärden! Eller än värre, ge sig i kast med att försöka sub-optimera med hänsyn till ett enskilt värde.

Alla former av suboptimeringar har en tendens att slå tillbaka och försök att belöna (eller bestraffa) team eller individer baserat på valfritt mätvärde riskerar sabotera projektet och kommer med tiden undergräva teamets effektivitet, moral och förmåga att bygga kvalitativ mjukvara.

Innan ni i ert projekt börjar föra statistik och historik fråga er varför ni mäter X, vilket problem hoppas ni kunna lösa och hur resultatet ska användas.

.

Detta är del 1 av 6. Läs vidare:

Om att mäta det agila projektets framgång (1/6) – Introduktion

Om att mäta det agila projektets framgång (2/6) – Resultat

Om att mäta det agila projektets framgång (3/6) – Produktivitet

Om att mäta det agila projektets framgång (4/6) – Kvalitet

Om att mäta det agila projektets framgång (5/6) – Teamets nivå

Om att mäta det agila projektets framgång (6/6) – Agera på kunskap

(Länkarna uppdateras allteftersom artiklarna publiseras.)

h1

Den dysfunktionella produktägaren

måndag, 3 maj, 2010

Det vanligaste källan till dysfunktionella Scrum projekt är problem kring och rörande Produktägaren.

Det som kan ställa till det är hur rollen defineras i organisationen och projektet samt produktägarens engagemang och kommunikation med teamet, kund och beställare.

.

Product Owner Anti-Patterns

På 2010 Shanghai Scrum Gathering höll Monica Yap från SolutionsIQ ett seminarie som vackert listade upp sex stycken Produktägar anti-patterns. Gillar själva uttrycket ant-pattern, på sätt och vis en vacker omskrivning för ”gör inte så här”.

  • Frånvarande produktägaren – Produktägaren är otillgänglig och teamet ges ingen styrning eller snabb feadback.
  • Kopiering – ”Jag vet inte och bryr mig inte. Vi ska ju bara bygga om den gamla versionen av X så kolla hur den beter sig.”
  • Skenande Backloggen – Sprintmålen ändras frekvent under sprinten.
  • Vag DONE definitionen – Oklart vad teamet förväntas göra och uppnå för att få demonstrera och leverera en funktion/feature.
  • Ingen enskild produktägare – Produktägaren har inte mandat att ta beslut själv utan alltid måste vända sig till andra i organisationen för godkännande.
  • Saknade stakeholders – Nyckelpersoner som Produktägaren behöver konsultera och/eller samarbeta för att föra vision till leverans och avslut saknas

Hon radar både symptom, potentiella negativa konsekvenser men också botmedel.

.

Common Product Owner Mistakes

Likaså tar Roman Pichler upp sex stycken vanliga bekymmer rörande produktägaren i sin nya bok ”Agile Product Management With Scrum – Creating Products That Customers Love”. Vissa snarlika, andra nya:

  • Den kraftlöse produktägaren – Produktägaren saknar tillräcklig mandat.
  • Den överbelastade produktägaren – Produktägaren hinner inte engagera sig tillräckligt för att proaktivt kunna stötta teamet.
  • Den splittrade produktägaren – Flera personer delar på produktägarenrollen, dvs. ingen av produktägarna har helhetsansvaret.
  • Den avlägsne produktägaren – Produktägaren är otillgänglig eller nfsd fdsg fgsfd gsdg kjsdfkgjsdfklgjsfdlkg
  • Produktägar-ersättaren – För att hantera en kraftlös, överbelastad eller avlägsen produktägare brukar ofta någon i teamet (som inte har verksamhetskompetens eller bra kundförståelse) ta på sig rollen som produktägar-vikarie.
  • Produktägar-kommiten – En kommite fyller rollen som produktägare och delar på produktägarens ansvar och makt (vilket gärna riskerar sluta i ”Death by Committe”).

Även Roman tar upp konsekvenser men även råd och botmedel om man ser och märker av symptomen.

.

Ladda hem Monicy Yaps presentation ”Product Owner Anti Patterns” Scrum Alliance hemsida här.

Beställ Roman Pichlers bok exempelvis här (Amazon).

h1

OpenAgile – Scrum för icke-IT

måndag, 12 april, 2010

Sprang nyligen på OpenAgile när jag klickade mig fram igenom bloggartiklar om Scrum och Agila utvecklingsmetoder. Att det fångade mitt intresse tror jag beror på att OpenAgile är en agil utvecklingsprocess anpassad och designad för att vara tillämpar på ett bredare spektra än enbart mjukvaruutveckling.

Jag har tidigare jobbat som projektledare i stora ideella projekt där man inte har lyxen att kunna säga ”Gör ditt jobb annars får du ingen lön!” utan allt handlade om frivilligt engagemang, motivation, ansvarskänslaoch att det skulle vara roligt att jobba. OpenAgile hade nog fungerat riktigt bra där.

Vidare så är det svårt att tillämpa Scrum utanför mjukvaruutvecklingsprojekt. Man kanske inte har resurser på heltid i ett team, det är kanske omöjligt att hålla korta sprintar i verksamhetsprojekt, involverade personer variera kraftigt eller förändras mycket med tiden, för att nämna några exempel. OpenAgile försöker lösa även dessa bekymmer.

Jag tror nog att OpenAgile kan fungera bra för vissa organisatoner som har en lös struktur eller för projekt som inte har strikta deadlines i tiden. Den har några intressanta vinklingar (beskriver t.ex. fler roller än Scrum även om bara en av dem är obligatorisk), den är betydligt lättviktigare än Scrum, fokuserar hårt på teamet och teamanda, tillåter avbrott i arbetet.

Det som jag finner mest spännande och roligast är dock kanske att detta är just en variant av Scrum som (förhoppningsvis) fungerar fint i alla sammanhang och miljöer. 🙂

.

OpenAgile in a nutshell

OpenAgile är en Agil utvecklingsprocess som fokuserar på att leverera värde. Till skillnad från Scrum som ägs av Scrum Alliance så är OpenAgile open source och under utveckling (av naturliga skäl eftersom det är open source men jag tror det också beror på att det väldigt nytt också).

I korthet så fungerar det så här: Teamet (det finns bara en obligatorisk roll, nämligen team-medlemmen) jobbar i cykler (iteration). Under en cykel träffas man minst fyra gånger för ett Progress Meeting för att diskutera hur det går, vad man lärt sig och vilka tasks man ska göra härnäst, dvs. under nästa Work Period (som kan vara allt ifrån några timmar till flera veckor). Alla väljer på frivillig basis vilka och hur många tasks.

En cykel inleds med tre möten:

  • Reflection (Vad hände förra cykeln? Vilka blev resultaten?),
  • Learning (Vad lärde vi oss? Vilka nya principer har vi identifierat? Vilka nya färdigheter har vi utvecklat?) oc
  • Planning (Vad ska vi göra denna cykel? Vilka tasks krävs för att leverera uppsatta mål?).

OpenAgile säger inget om hur korta (eller långa) cykler ska vara, bara att man ska ha några stycken innan slutmålet är nått.

OpenAgile lutar sig på tre grundvärderingar:

  • Ärlighet (dvs. ljug inte, fuska inte, lär från dina misstag),
  • Rådgivande beslutsprocess (dvs. alla ska delta och bidra i beslutfattandet och vara eniga om beslutet) och
  • Läro-cykeln (smått förenklat: 1) Reflect, 2) Learning, 3) Planning och 4) ActionI denna process ska vi vara objektiva, kunskapssökande, tycka om det vi gör och vara modiga).

Det verkar som om OpenAgile visat sig vara extra populär just i idéella projekt som inte har med IT att göra. För lite bättre, korrektare och längre förklaringar av OpenAgile kika gärna på länkarna under illustrationerna.

.


.

Jämförelse av OpenAgile och Scrum:
http://www.agileadvice.com/2010/02/01/uncategorized/comparison-of-openagile-with-scrum/

En wiki för OpenAgile (under utveckling)
http://wiki.openagile.org

Enkel summerande presentation på 22 slides
http://www.slideshare.net/mberteig/introduction-to-the-openagile-learning-system

En sida med presentationer, use-case studies, m.m.
http://www.openagile.com/

OpenAgile Primer (PDF, 1.22MB)
http://www.openagile.com/sites/default/files/OpenAgile Primer.pdf

h1

Hantera och bevaka risk med en Risk-Burndown

fredag, 9 april, 2010

Jag har redan hittat flera sätt att förbättra teamets Impediment-wall, bland annat med en Impediments Tracker, och en Risk Burndown. Har med andra ord gjort lite re-factoring och optimization på vår arbetsmetodik.

Läste under lunchen en nytt mycket intressant blogg-inlägg av Mike Cohn, Managing Risk on Agile Projects with the Risk Burndown Chart. Agila utvecklingsmetoder såsom Scrum hanterar risk på daglig basis naturligt med sina korta feedback-cykler, dagliga möten, öppen insyn i teamets progress, ärlighet med status gentemot stakeholders samt tät dialog i teamet och kontinuerlig hantering av impediments. Men Mike argumenterar för att det trots det kan vara en god idé att synliggöra de risker som finns och hur de förändras och hanteras under projektets gång.

Jag nappade genast på Mikes förslag och insåg att jag med minimal ansträngning kunde implementera hans förslag hos oss.

För varje risk-lapp bedöms risken för att ”det” inträffar samt ”kostnaden” i antal dagar försening om risken inträffar. Dessa två värden multipliceras med varandra och lappens risk-värde. Måndag varje vecka summeras risk-poängen för alla risk-lapar och Risk-Burndownen uppdateras.

När projektet närmar sig release ska självklart denna risk helst nått noll. Risk-Burndownen kommer från och med nästa vecka dessutom bli ett eget stycke i veckans statusrapport för att ytterligare synliggöra gentemot stakeholders.

Så, nu ser väggen ut som på bilden till höger. (Ett skarpt öga ser också att det tillkommit ytterligare en burndown. Vet inte riktigt hur jag ska använda denna ännu utöver att synliggöra den övergripande progressen på Impediment-wallen. Jag räknar helt enkelt antalet öppna Impediments, Risks, Questions och Tasks på daglig basis. Kanske skriver om denna senare beroende på hur experimentet faller ut.)

.

Och här följer mer begripliga illustrationer över Risk-Burndownen samt ett exempel på en Risk post-it.

.

h1

Min nya Impediments-wall

torsdag, 8 april, 2010

Igår fick jag krypa till korset. På retrospectiven i tisdags var det någon som sa; ”Ska inte en Scrum Master ha en synlig Impediment lista?”. Jovisst är det så…

Det blev en action. Bara att inse att det är en sak att föreläsa och dela ut uppmaningar och utmaningar och en helt annan att leva upp till vad man pratar om i vardagen. **

Nu var detta kanske inte en så allvarlig Scrum-synd, kanske mest jag som tyckte det var lite pinsamt. Med ändå.  Självklart är transparans och synbarhet en grundläggande agil princip. Det ska vara enkelt för vilken stakeholder som helst att med minimal ansträngning få en direkt och ”sann” insyn i hur det går för projektet. (En Impediments lista består av hinder och frågetecken som Scrum Masters ska undanröja för teamet så att de kan jobba effektivt och oavbrutet.)

Så igår skapade jag mig utrymme på en av mina väggar och kontstruerade mig en ”Impediments wall”. Flyttade över delar av punkterna i min rullande dags-check-lista till väggen. (Gillade den skarpt eftersom den var enkel och portabel. Väggen står ju där den står.)

Inget rocket sciense direkt. Några lappar, lite svart isoleringstejp, massa post-its i olika färger och en tuschpenna samt någon minuts funderande.

Jag gissar dessutom att väggen kommer förändras med tiden och att färgerna kommer att skifta i antal och betydelse. Så här ser den ut just nu iallafall. Lapparna skiftar såklart i antal och i position tätt under dagen.

.

Och här är en schematisk bild av min Impediments-wall. (Bilden tog förövrigt längre tid att rita än det tog att sätta upp den faktiska väggen.) Jag hoppas bilden är självförklarande, annars får du mer än gärna skriva en kommentar och fråga.

..

[Dåliga] Ursäkter för att jag inte haft en Impediment-wall tidigare:

  • Jag tyckte om min portabla att-göra-lista (fast det var iofs bara jag som kunde se den)
  • Teamet sitter inte på samma kontor och besöker sällan kontorsrummet (dvs. de skulle sällan sett den ändå)
  • Stakeholders har inte frågat efter den (med de har å andra sidan inte vetat om vad de saknat)

Så! Nu känns det bättre 🙂

.

** Jag är förövrigt aldrig så nervös som när jag föreläser och representanter från kunden jag just nu jobbar för sitter i publiken. Jag är livrädd för att dom efteråt ska komma till mig och anklagande fråga; ”När du förelästa berättade du för oss att man borde göra <si> annars <så>. Jag håller med och det låter vettigt. Men varför gör du inte så?”

.

UPDATE: Historien fortsätter på ”Hantera och spåra riks med en Risk-Burndown”

h1

Genvägarna till det hyperproduktiva teamet

onsdag, 7 april, 2010

Det hyperproduktiva teamet är ett uttryck som ofta florerar i Scrum litteratur och i diverse bloggar och som syftar på teamet som har nått en nivå av ansvarstagande, hängivelse, produktivitet och samarbete som låter dem vara långt mer effektiva i sin leverans av kvalitativa och värdehöjande funktioner och features än ”normalt” – hyperproduktivitet. Här och nu avslöjar jag genvägarna dit!

.

*trumvirvel och en konstpaus*

.

Dom genvägarna finns såklart inte. Tyvärr. Förlåt om jag i ingressen ingöt falska förhoppningar. Det innebär såklart hårt arbete, mycket träning och ibland en stor dos tålamod. Men – jag tror å andra sidan följande punkter är förutsättningar för att över huvud taget nå en högre nivå av produktivitet inom ett team:

  • Följ och efterlev agiles värderingar och de agila principerna. Kör projektet Scrum – kör Scrum fullt ut! Varje moment och regel finns där av ett skäl. Bemästra processen och verktygen.
  • Stakeholders och produktägaren måste visa (och bevisa) för teamet att teamet har  mandat att organisera och styra sig själva och att de (stekeholders och produktägaren) har förtroende och tillit till teamet.
  • Praktisera ”Inspect Adapt Improve”. Ta Sprint Retrospectives på allvar. Säkra stöd hos styrgrupp och organisation att genomdriva nödvändiga förändringar.

Jag är övertygad om att ifall teamet upplever stöd och tillit från ledare och ledning och ges tid att organisera sig själva så kommer dom nå ett tillstånd av hyperproduktivitet.

.

Om du fick samla nio valfria polare, skulle ni också kunna bygga ett hus på en helg?

.

Om du ändå gärna vill tro på att det verkligen existerar enkla genvägar till hyperproduktivitet föreslår jag följande länkar:

Self-Organization in Scrum
Powerpoint från Jeff Sutherland,
http://jeffsutherland.com/SelfOrganizationGoogle5Sep2008.pdf

The Secret Sauce for Improving your Scrum team
Google techtalk från februari 2009. Talare Jeff Sutherland.
http://www.youtube.com/watch?v=M1q6b9JI2Wc

Shock Therapy:  A Bootstrap for Hyper-Productive Scrum
Artikel på rapidscrum.com,
http://www.rapidscrum.com/Shock_Therapy.html