Definition of DONE är ett viktigt verktyg för det agila teamet för att för att teamet som veta vad som förväntas av dem innan de får lov att säga ”Nu är vi helt klara med funktion X!”. Men Defintion of DONE beskriver inte hur vi jobbar eller vilka principer och värderingar vi värderar och eftersträvar. Det här är teamets ”Working Agreement” kommer in i bilden, ett sorts av kontrakt som beskriver samarbetet, processen och principerna.
I mitt nuvarande uppdrag har teamet under kort tid växt kraftigt och vi har diskuterat mycket hur vi ska samarbeta bättre och mer fokuserat, både internt i teamet men även gentemot våra beställare och stakeholders. Därför har behovet vuxit fram att dokumentera vårt sätt att arbeta och enas kring vad vi tycker är viktigt.
Dels har vi under årets lopp etablerat rutiner och en rytm, men vi har också haft många workshoppar på sistone där vi diskuterat hur vi vill jobba framöver och hur vi behöver ändra vårt angreppssätt för att kunna lägga i en ännu högre växel. Alla i teamet har engagerats i dessa diskussioner men även våra beställare, våra mottagare av systemen i förvaltning och berörde avdelnings- och it-chefer. Idag påbörjade jag arbetet att summera allt i en ”Working Agreement”.
.
Innehåll i en Working Agreement
En Working Agreement innhåller saker som till exempel (och vårt är inget undantag):
- Daily Stand-Ups – När och var hålls dom? Vilka är bjudna? Hur ser rutinen ut?
- Planering – Hur genomförs Sprint Planning, Pre-Sprint Planning, Story Time Sessions, etc. När går de av stapeln? Vad är målet för respektive möte? Vem förväntas förbereda vad? Osv.
- Test- & Kvalitetsstrategi – Hur testar vi? Vad testar vi? Vilka testar? Hur samarbetar teamet med beställaren i acceptans-testandet?
- Principer och värdering – Vilka principer och värderingar vill vi att alla i teamet värnar om och lever efter? Vad är viktigt för oss vad gäller dialog och samarbete?
- Hantering av buggar och defekter (under sprinten, efter sprinten)
- Produktägarens ansvar
- Scrum Masterns ansvar
- Rapporter, Burndowns och Protokoll – Vilka behövs? Vem behöver dem? När önskas dom?
.
Workshoppa fram en Working Agreement
Enklaste och bästa sättet är (såklart) att bjuda in alla berörda till en workshop där ovanstående punkter diskuteras igenom ordentligt. Var inte snål med tiden då många av punkterna kan väcka mycket diskussion och debatt och det är viktigt att alla enas och håller med om det som slutgiltigen skrivs ner i en Working Agreement.
.
Signering
När Working Agreement diskuterats klart och formaliserats i text bör var och en i teamet skriver under på att man håller med och att man lovar att anstränga sig för att leva upp till överenskomna principer och värderingar och att man ämnar jobba efter den process man tillsammans kommit överens om.
När en ny teammedlem introduceras till teamet ska såklart även denna ta del av Working Agreement samt ges möjlighet att påverka och diskutera innehållet innan man skriver på.
.
Att vara agil betyder att lära sig
En Working Agreement är på inget sätt något heligt som är skrivet i sten. Kommer teamet fram till att man vill jobba på ett annorlunda sätt eller om nya principer och värderingar växer fram gäller det att kontraktet uppdateras så att det reflekterar detta.
Ha som vana att på Sprint Retrospective ställa er frågan om det är något som behöver justeras, uppdateras, tas bort, läggas till eller öppnas upp för diskussion.
.
Erfarenheter och tankar?
Har du erfarenhet av att sätta ihop en Working Agreement (eller liknande konstruktion) i ditt team? Hur gick ni tillväga och hur har resultatet fallit ut? Har det hjälpt teamet?
.
Jag vaknar sjukt nervös, käkar frukost och letar rätt på rätt lokal för mitt första 45 minuters seminariepass ”Om att Crowdsourca en Vision”. Efter en lite knacklig start (upplevde jag det iallafall) började flytet infinna sig. Salen var fullsatt och det var jätteroligt att få berätta om de lajvprojekt jag har varit med att arrangera, fast ur ett projektlednings- och IT perspektiv. Det filmades och jag blev intervjuad efteråt. Nervositeten är ny bortblåst och ersätt med energi och fokusering.
Jag rusar vidare ner till största salen för att hålla nästa seminarie – ”Det Hyperproduktiva Scrum Teamet”. Salen är fullsatt och publiken är taggad. Seminariet blev oerhört uppskattat och jag vill varmt och ödmjukt tacka alla som efteråt samt under eftermiddagen och kvällen kom fram och gav mig beröm och positiv feedback. Sådant betyder jättemycket och det kommer jag leva på länge.
Sista seminariet som också fullsatt, även om lokalen var mindre, var ”Scrum för nyfikna och säljare”. Jag har precis sägt hej och välkomna när Stefan Ek själv (vd för Sogeti Sverige) smyger in i rummet och sätter sig längst fram. Detta fick mig kort ur balans men ersattes snart av glädje och motivering att han (och alla andra där såklart) faktiskt valt att komma och lyssna till mitt budskap bland alla andra tillgängliga pass.
Daily Scrum är säkert vardag för många, liksom mig själv, men efter ett tag riskerar rutinen att ta över. Därför blev jag glad när jag snubblade över några nyttiga checklistor för scrum mastern att ha i bakhuvudet inför, och efter Daily Scrum (aka Daily Stand-Up).
Den senaste veckan har jag inte riktigt hunnit med att blogga så mycket som jag vill eftersom det varit så pass fullt upp, och man har trots allt inte vare sig oandligt med tid eller oändligt med enerig. Så jag tänkte att jag lika gärna kunde skriva lite om vad jag fyller min tid med så slår jag två flugor i en smäll. Det blir ett blogg-inlägg och jag får ventilera mina tankar.
Talarchouching med Louis Louise Palmstierna
Jimmy Janlén "Den Scrummande Konsulten" 