Jimmy Janlén "Den Scrummande Konsulten"

Idag avslutades vi en serie workshoppar vars målsättning var att klura ut hur vi höjer sättet vi testar på till nästa nivå. Initiativet har pågått över tre veckor och idag knöts säcken ihop. För att ge diskussionerna struktur och fokus använde vi oss av genomgående av konceptet ”Problem Exploration Poster – P.E.P”.

Jag jobbar med två team sedan en tid tillbaka. För tre veckor sedan launchade vi något vi kallat för ”QA Improvement Initiative”. Namnet är något vilseledande då det redan från början handlade om att diskutera hur vi som team kan arbeta effektivare tillsammans med hänsyn till kunskapsutbyte, koordinering, planering och testning. Dvs, betydligt bredare än ”QA”. Hur som helst…

Först skedde intervjuer med alla medlemmar i teamet. Frågan löd: Vilka aspekter av hur vi samarbetar (och jobbar med test) funkar dåligt och/eller behöver förbättras? Det blev en lång list. Många värdefulla insikter och synpunkter från massa olika perspektiv.

Tiden för den första workshoppen närmade sig. De flesta från de två teamen skulle delta och listan över ämnen och problem som behövde diskuteras var lång. Min första tanke var att låta diskussionerna löpa fritt i rummet och att jag som agil coach skulle hjälpa till med grafisk visualisering och facilitering av samtalet. Men jag kunde inte se för mitt inre hur detta skulle kunna bli fokuserat och konstruktivt med hänsyn till det breda och spretiga materialet från intervjuerna. Jag tyckte mig se att vi behövde ett verktyg som kunde hjälpa oss skapa fokuserade diskussioner kring ett ämne i taget. Jag skissade fram ett format som jag nu i efterhand döpt till ”Problem Exploration Poster”.

En ”Problem Exploration Poster” (PEP) beskriver ett problem, varför det är ett problem, och förslag till hur man kan adressera problemet. PEP:en fångar även vår hypotes för förslaget, samt hur man skulle kunna bevisa att förslaget faktiskt ledde till en förbättring.

.

Workshop upplägget

Grovt förenklat så såg varje workshop likadan ut. Vi utgick från listan, vilken jag konverterat till stora posters på en vägg. Vi delade upp oss i smågrupper. Varje grupp plockade en lapp från väggen och började utforska ämnet. När gruppen upplevde att man var klar plockade man en ny lapp och skapade en ny poster. Det var fritt att promenera mellan grupperna, att ansluta till en befintlig eller påbörja en ny. En grupp var klar när ”Problem Exploration Postern” var ifylld. Vi hade ockuperat ett stort rum och vi fyllde snart väggarna med A1 affisher.

Sista mötet, som var idag, slutade med en omröstning – vilka förslag skulle vi arbeta med att realisera? Detta kommer bli en backlog av förbättringsarbete som kommer fogas in i respektive teams planering. Vi ämnar följa upp hur det går med förbättringsprojekten varannan vecka.

.

Så, till PEP:en – Problem Exploration Poster

Det man behöver är stora blädderblockspapper (A1) och en mängd post-its i olika storlekar och olika färger. Så här ser formatet ut:

Problem – Beskrivning av problemet. Vad är det som är dåligt? Inte fungerar? Behöver förbättras?

So what? – Varför är problemet viktigt att belysa?

What if we don’t solve it? – Vad händer om vi inte löser problemet.

Consequences? – Vilka följdeffekter ger problemet?

Suggestion – Beskrivning av lösningsförslag. En eller flera.

Todos – Lista över aktiviteter och arbete som behöver göras för att implementera lösningsförslaget.

Hypothesis – Om vi implementerar lösningsförslaget, vad tror vi kommer bli bättre? Vad är vår hypotes?

How to prove? – Om någon frågade oss två månader in i framtiden om vår hypotes stämde, hur skulle vi bevisa det?

Typiskt började vi med antingen problembeskrivningen eller ett lösningsförslag och broderade sedan ut PEP:en från det. Den generella ordningen blev dock:

1. Problembeskrivning
2. So what? + What if we don’t solve it? + Consequences?
3. Suggestion (kom vi på flera radade vi upp dem först)
4. För varje förslag
   1. Lista aktiviteter och arbete som behövs för att realisera förslaget
   2. Hypotes
   3. How to prove

.

Resultat

Vi behövde tre stycken workshoppar (på vardera cirka två timmar) på oss för att komma igenom alla ämnen och tömma väggen. Resultatet blev 14 stycken förbättringsprojekt (beskrivna i formen av PEP:ar) av vilka vi röstade fram 5 stycken att börja jobba med. Varje förbättringsprojekt fick en eller flera Champions som kommer se till att driva arbetet och göra det till en del av det dagliga arbetet. Championsen kommer även följa upp och redovisa resultatet.

Upplägget fungerade klockrent för oss. Det blev som problemlösnings-brainstorming på speed med Open Space känsla. Definitivt ett verktyg jag kommer prova igen för att se om det fungerar lika bra i andra sammanhang. Alla upplevde att ”Problem Exploration Poster” var ett kraftfullt och enkelt verktyg för att fokusera en diskussion, en diskussion som blev lösningsorienterad och samtidigt skapade samsyn kring problembilden.

Om du blir inspirerad att prova, berätta gärna hur formatet fungerade för er 🙂