Tidrapportering känns som Waste
söndag, 7 mars, 2010Känner mig alltid lite frustrerad av att behöva summera förra veckans timmar för avrapportering i ett mail. Inte för att det är speciellt krångligt eller för att jag tycker att kunden inte förtjänar dem. Uppgiften att summera i ett mail (som brukar ta mellan 15-30 minuter) känns bara väldigt överflödig och som waste.
Kunden vet exakt hur många vi är i projektet per sprint sedan lång tid och känner till vår ungefärliga beläggningsgrad, dvs. om någon jobbar 100% i projektet eller 50%. Givet dessa faktorer kan man snabbt prognostisera vad varje sprint (eller vecka för den delen) kommer att kosta. Fakturan (baserad på mina faktiskt inrapporterade timmar i tidsrapporteringssystemet) kommer ju trots allt en gång i månaden. Till vilken nytta kan de mellanliggande veckorapporterna vara och vilken åtgärd föreställer sig kunden kunna hinna innan fakturan kommer?
Personer x Beläggningsgrad (dvs. Timmar/Vecka) x Veckor/Sprint x Pris/Timme = Pris per Sprint. Eller?
Fattar inte. Någonting är dolt för mig. Det är antagligen det som gör mig så frustrerad.
Det måste finnas ett ”hemligt” skäl till varför jag krävs på denna summering varje vecka.
Veckans statusrapport känns bättre. Den fokuserar på läget just nu, återstående arbete, risker och actions framåt. Värdefullt och användbart.
Jimmy Janlén "Den Scrummande Konsulten" 
Jag tror anledningen finns att finna i samma pöl av förhistorisk smörja som kravet att alla anställda ska befinna sig på samma plats som chefen nio timmar per dygn. Vad gäller tidrapportering ser någon en möjlighet att bestämma att någon annan ska göra något, denne någon får alltså ett visst mått makt över någon annan, och många gillar känslan av makt, hur otroligt lite det än kan handla om.
Vad gäller att alla måste åka till samma byggnad handlar det istället om att man måste ha möjligheten att gå ut och inspektera de anställda, och att dom ska veta om det. Det är väldigt närbesläktat kontroll/makt-behovet, och har nog samma bas, även om rationalen här oftast är att chefen i fråga tror sig inte kunna lita på att man faktiskt jobbar om chefen inte står över en.
Att det som egentligen ska göras är att avskeda folk som konstant underlevererar, det tänker dom inte på. Det är inte lika roligt eftersom man då bara får bestämma en enda gång, och dessutom uppstår en konflikt, och det är man ju rädd för.
Jag har själv funderat mkt kring detta och ser det så här. Tidsrapportering är bra för det ger kund/chef en känsla av kontroll på deras utflöde av pengar. Och eftersom de har ansvar för den ekonomiska risken och kostnaden och kanske inte intäkten från produkten så är de lite kontrollfreak vad gäller utgifter. Detta är ju en av deras viktigaste affärsmässiga faktorer (kanske den enda de kan styra själva).
Men som du säger kostar ju den kunskapen massor med timmar per vecka när alla skall spendera tid på att minnas och anteckna hur mkt timmar de lagt på den eller den aktiviteten. Så det är ju en övervägning hur man skall göra med tidsrapportering. Problemet är ju att man sällan har något sätt att rapportera in tidsrapporteringstiden vilket gör att chef/kund inte inser hur mycket det faktiskt kostar att lägga tid på den kunskapen.
I det fall som du anger i ditt inlägg där man har resurser som jobbar förbestämda tidsandelar (hel- halv- eller annan specificerad tid) så kan man ju med lätthet räkna ut det.
Problemet ligger väl i att inte alla projekt ser ut så och man har resurser som varierar mkt i projektbeläggning. Det kan vara på grund av att de huvudsakligen arbetar med andra projekt men lägger överskottstid på andra projekt.
Men jag håller med dig i att det är sjukt onödigt för alla i alla projekt att redovisa tid på det sättet. I stället borde man rapportera avvikelser från det planerade arbetsförfarandet. Skall man enligt plan arbeta halvtid i ett projekt men man av någon anledning jobbat mer/mindre så rapporterar man avvikelsen. Och om man arbetet enligt plan så ”ackar” man bara planen. mycket mer tidseffektivt och kunden/chefen får in all information de behöver för att få kostnadsöversikt i ”realtid”. Sen finns ju den gamla idén med stämpelkort. Att man flaggar i realtid att nu arbetar jag med detta, och sen om man byter projekt så flaggar man om. Om det nu är digitalt eller analogt eller hur man vill göra (schackklockor eller något annat hjälpmedel).
I traditionell utveckling så finns ju en uppskattad slutkostnad även om den ofta är jättefel och tagen ur luften. En av syftena med agil och iterativ utveckling är ju just att man har en rörligare utveckling som gör att man kan avgöra att produkten är good enough efter en sprint/iteration och på så sätt får en billigare produkt. Då sätter man ju fler beslutsmöjligheter på kunden och ger denne tätare kostnadsuppdateringar iom att han/hon får info för varje sprint. Så på så sätt känner jag att tidsrapportering ändå är en viktig del i agil utveckling.