Jimmy Janlén "Den Scrummande Konsulten"

För några dagar sedan faciliterade jag en Open Space Unconference på Spotify för Continuous Delivery guildet. Det blev en grym dag med många bra och väldigt givande diskussioner. Ett tjog intressanta initiativ projekt trillade dessutom ut i slutet av dagen.

Continuous Delivery guildet (ett guild är ungefär ett stort Community of Practice) är ett nytt guild sedan några månader tillbaka så när vi började planera förväntade vi oss kanske en uppslutning på 30-40 personer. Vi blev 80, dvs dubbelt så många 🙂

Agendan såg i grova drag ut såhär:

• Välkomnande och information
• Blixttal (3 st på cirka 10 minuters)
• Fika
• Kort genomgång av hur Open Space fungerar
• Open Space planering – 4 pass, 11 spår
• Open Space, 2 st 20 minuters pass
• Lunch
• Open Space, 2 st 40 minuters pass
• Fika
• Sumering och utvärdering

Jag, Kristian Lindwall och Per Lundqvist

Förberedelserna och planerandet gjordes till största del av Kristian Lindwall och Per Lundqvist på Spotify. Jag agerade värd och facilitator för dagen. Alltid lika skoj och lärorikt. Extra skoj igår dock då engagemanget och ivern att diskutera var skyhög. Gjorde mitt jobb väldigt enkelt 🙂

Något ytterligare som boostade planeringen var att det skedde en annan Unconference med Spotify dagen efter vilken arrangerades av Crisp kollegan Peter Antman. Detta gav oss chans att kross-pollinera idéer och upplägg.
Vi höll till på Summit High Tech Building på Sveavägen 9. Vi hade ett helt våningsplan. Gott om rum och platser för Open Space passen, dock var samlingshallen på tok för liten. Jag tycker om att placera alla i en stor cirkel (eller flera cirklar utanför varandra) vid genomgång, planering och presentation under Open Space. Detta gick inte då rummet var för litet, men det gick ok ändå.

.

Löpande feedback

Utöver att vi dedikerade en vägg åt planeringsmatrisen så fanns det ytterligare några affisher för löpande uppsamling av feedback och kommentarere. Dessa var:

2 st feedback affisher – En för att samla upp posters med kommentarer rörande sådant deltagare gillade och tyckte fungerade bra, och en affish för att samla upp förbättringsförslag på sådant som inte fungerade så bra. Tacksamt nog kom det snabbt in några förslag på förbättringar som gick att genomföra on-the-fly. Den ena handlade om att skriva ämnet stort och tydligt på blädderblocket så att förbipasserande snabbt kunde se vilket ämne som diksuterades. Det andra förslaget handlade om att det var svårt att hitta till stationerna – varpå jag ritade en karta.

För att samla upp roliga och fyndiga citat fanns en ”Quotes” affish. Vid slutet av dagen hade cirka sex post-its satts upp där.

En affish hade som rubrik ”Out of my hands”. Tanken här var att om en grupp kände att man inte hade mandat i en fråga, eller om något låt bortanför deras kontroll, kunde man här sätta upp ett rop på hjälp. I slutet av dagen försökte vi göra matchmaking mellan personen i nöd och personer som kunde hjälpa till. Det dök upp en lapp här som vi lyckades addressera i slutet av dagen. Jag förväntade mig fler lappar. Att det bara blev en lapp berodde kanske på att deltagarna kände att de hade möjlighet att påverka samt att det fanns en tillräcklig bredd av deltagare för att addressera de frågor som dök upp.

.

Open Space sessionerna

Innan lunch hade vi två kortare Open Space pass på 20 minuter. Passen efter lunch var längre, 40 minuter. Vi resonerade som så att de vore bra att börja med kortare pass så att folk får en chans att bli varm i kläderna och komma in i diskussions-mode. Under Open Space planeringen såg vi till att fylla alla 11 spåren för de två passen som var innan lunch.

Efter lunch hade vi ytterligare en planering. Denna planering göddes av idéer och inspiration från förmiddagens pass. När dagen var slut var återkommande kommentar att 11 spår på 80 personer var för många så hade jag kunnat gå tillbaka och tänka om hade jag kanske föreslagit 9 spår istället. Många gillade dock att förmiddagens korta sessioner skapade en känsla av högt tempo och energi så det är något jag nog kommer fortsätta med.

.

Summeringen och utvärderingen

Dagen avslutades med en 1 timme och 20 minuter lång summering och utvärdering. Först presenterades alla initiativ. Varje presentation följdes av en applåd för initiativet. Det togs också en ”mugg-shot” på varje initiativ-presentatör hållande i sin Initiativlapp.

Detta följdes av en break-out. Varje grupp om fyra diskuterade personliga aha-moments, favorit diskussioner och vad vilka guldkorn man kommer ta med sig hem tillbaka till kontoret.

Avslutningsvis skedde det en utvärdering. Post-its om vad som varit bra med dagen, respektive vad som kunde ha varit bättre lästes upp och sattes upp på vägger.

Allra sist tog vi ett stort grupp foto. Och efter det blev det öl 🙂

.

Lärdomar och sånt jag ska tänka på nästa gång

Tydlighet i struktur
Jag tänkte mycket på att som facilitator erbjuda en tydlighet i struktur och vad som skulle hända härnäst. Eftersom vi var många, ca 80 personer, såg jag behovet av detta. Åtminstone under förmiddagen och under summeringen var jag extra noggrann med tidpunkter och instruktioner. Under eftermiddagens Open Space tog jag dock ett steg tillbaka och lät deltagarna sköta sig själva. Detta var mycket uppskattat. Dock var det några som efteråt sa att de hade uppskattat bli påminda om när andra Open Space passet under eftermiddagen började. Vilket leder mig till nästa lärdom…

”5 min”
Något som kollegan Peter Antman gjorde på Unconferences dagen därpå var att gå runt med en skylt som löd ”5 min” när det var fem minuter kvar till nästa programpunkt eller paus. Han gjorde det tyst men tillräckligt många lade märke till skylten för att samtalet skulle börja runda av. Borde gjort samma sak.

Pauser
Ytterligare en grej Peter gjorde var att ha 5 minuters pauser mellan Open Space sessioner och nästa programpunkt eller Open Space pass. Detta fungerade också topp då det gav alla en chans att hämta en kaffe, kolla på agendan och klura ut var man vill bege sig. Borde gjort även detta.

Timeboxade och kortare blixttal
Alla blixttalen var riktigt bra, men vi hade nog inte varit tillräckligt tydliga med att de ska vara max 10 minuter innan. Detta borde vi varit, samt faktiskt avbrytit men en applåd när tio minuter passerat. Kanske till och med borde övervägt 7 minuters blixttal. Att alla drog lite över tiden gjorde att det dröjde längre innan vi kom igång med det vi faktiskt var där för, nämligen att prata och diskutera i Open Space.

Ice breaker
För att komma igång med Open Space så snart som möjligt hoppade vi över en lära-känna-varandra ice breaker i början. I efterhand var det nog lite dumt att skippa detta då det var 80 deltagare som alla kom från olika kontor och länder. Med andra ord visste man inte vilka alla andra var, vilket team de tillhörde eller vad dom gjorde.

Kartor
Vi hade ett helt våningsplan på vilket vi spritt ut Open Space stationerna. Planlösningen var rätt rörigt så det kom snabbt upp feedback om att det var svårt att hitta. Super! Jag gjorde snabbt en karta och satte upp vilket underlättade. Men vi borde såklart gjort kartor innan, flera stycken, och satt upp dem på olika ställen på våningsplanet.

.

Summering

Hur summerar man det här? Först och främst hade jag väldigt roligt och fick väldigt mycket positiv feedback på faciliterande efteråt. Jag lärde mig sjukt mycket om Continuous Delivery, våra utmaningar vi står inför samt vilket fantastiskt driv och energi det finns kring frågan.

Jag ser redan fram emot att få facilitera igen! Att få agera på lärdomarna samt prova på nya angreppssätt och tekniker.

Näst uncoference slipper jag dock själv facilitera 🙂 Det är vi på Crisp som ska iväg och hålla företags-unconference. Det är under dessa helger primärt som vi styr vårt företag och diskuterar hur vi ska förbättra vårt ”hem”. Kommer säkert skriva några rader om detta när jag kommit hem.

Tills dess, ha det bäst!